Jabatan perakaunan menggunakan pelbagai akronim untuk mengenal pasti tanggungjawab, jabatan atau agensi kerajaan. Walaupun beberapa akronim adalah industri yang khusus, yang lain wujud di seluruh dunia. A / P mewakili jabatan "boleh bayar" di kebanyakan syarikat.
Kedudukan
Akaun-akaun jabatan yang dibayar adalah berbeza dari satu orang kepada ramai orang di beberapa tahap penyeliaan yang berbeza. Akauntan yang perlu dibayar akaun memasukkan data dari invois ke sistem perakaunan dan memadankan invois ke dokumentasi sandaran. Pengawas yang dibayar oleh akaun mengawasi kerja-kerja akauntan akaun dan memberi respons kepada pertanyaan dari jabatan lain mengenai pembayaran invois atau baki vendor. Pengurus hutang yang dibayar akan memimpin jabatan itu dengan merancang peranan individu dalam jabatan, kos jabatan belanjawan dan bekerjasama dengan pengurus syarikat lain dalam membuat keputusan.
Tanggungjawab
Akaun-akaun jabatan yang dibayar bertanggungjawab untuk membayar invois tepat pada masanya. Ramai vendor menawarkan diskaun untuk membayar invois dalam tempoh masa tertentu. Jabatan akaun yang bayar memantau tarikh matang bersama dengan tarikh diskaun untuk memastikan diskaun syarikat terbesar tersedia. Jabatan hutang perlu mengesahkan bahawa setiap invois adalah tepat sebelum pembayaran. Jabatan akaun akan menyelaraskan percetakan cek dengan tandatangan pengurusan pada cek. Cek dan invois juga mesti dikunci.
Kawalan Dalaman
Kerana jumlah wang yang berubah tangan melalui jabatan yang perlu dibayar, kawalan dalaman mestilah menjadi keutamaan. Pengawasan dasar cek dapat dicapai dengan mengunci cek kosong dan membatasi akses kepada kunci.Pengesahan invois menentukan sama ada setiap invois adalah tepat dan sah. Tugas dibahagikan antara anggota pasukan yang berlainan untuk memastikan tiada ahli tunggal yang boleh mengakses seluruh sistem tanpa ulasan orang lain.
Penambahbaikan Proses
Pemeriksaan pencetakan sering merupakan proses manual, yang memerlukan tenaga kerja manusia untuk tugas-tugas yang membosankan, seperti sampul berisi. Penambahbaikan proses mengurangkan keperluan pekerja yang bekerja pada kerja yang tidak bernilai tambah dan membolehkan pekerja memberi tumpuan kepada kerja analitik. Penambahbaikan termasuk penggunaan pembayaran elektronik dan sistem kelulusan elektronik.
