Bagi ramai orang, teringat banyak nombor telefon adalah tugas yang mustahil. Apabila seseorang memanggil pejabat anda, anda perlu mempunyai nombor yang betul di tangan sekarang, dan cara terbaik untuk melakukannya ialah menyimpan direktori telefon pejabat. Walaupun pejabat besar mungkin mempunyai sistem telefon yang kompleks dengan direktori elektronik, kebanyakan pejabat tidak memerlukan apa-apa yang terperinci ini. Dengan sedikit usaha, anda boleh membuat direktori pejabat mudah untuk meletakkan semua maklumat yang anda perlukan di hujung jari anda.
Perkara yang anda perlukan
-
Komputer
-
Perisian Spreadsheet atau akaun Google Docs
Buat hamparan baru dan namakannya "Direktori Pejabat". Menggunakan hamparan adalah cara mudah untuk menyediakan direktori telefon untuk pejabat yang tidak cukup besar untuk mempunyai sistem direktori telefon pusat.
Tambah tiga tajuk lajur ke hamparan anda: Nama, Pejabat # dan Telefon. Jika anda mahu, tambah lebih banyak lajur pada hamparan dan anda boleh mengesan dengan mudah, contohnya, alamat e-mel dan nombor faks.
Hantar direktori (atau pautan kepadanya jika anda menggunakan hamparan dalam talian) kepada rakan sekerja anda dan minta mereka mengisi maklumat yang betul dan menghantarnya kembali kepada anda. Mungkin ada pembantu pentadbiran pejabat dengan beberapa maklumat ini yang anda boleh meminta untuk mengisi maklumat untuk anda dengan serta-merta.
Kumpulkan hasilnya menjadi satu spreadsheet tunggal dengan semua perubahan di atasnya. Anda kini mempunyai direktori telefon kerja untuk pejabat anda.
Cetak direktori telefon, atau e-mel ke pejabat lain untuk kegunaan umum. Lihat Tips di bawah untuk cara mudah untuk mengedarkan direktori telefon dengan kurang kerumitan.
Petua
-
Oleh kerana nombor telefon pejabat sering berubah, menggunakan hamparan dalam talian seperti Google Docs boleh menjimatkan masa dan usaha anda. Kongsi spreadsheet direktori telefon dengan semua orang di pejabat anda dan biarkan mereka membuat perubahan seperti yang diperlukan, dan kerana direktori itu dalam talian, anda tidak perlu bimbang tentang menghantar e-mel salinan baru apabila direktori dikemas kini.
