Selalunya dalam perniagaan, kami dikehendaki menyertakan surat sampul yang akan menemani laporan yang lebih besar yang mungkin dihantar melalui pos, penghantaran khas atau e-mel. Surat lamaran rasmi mempunyai tujuan yang sangat khusus dan harus ditulis sedemikian rupa sehingga ia memperkenalkan dan menggambarkan kandungan, mengulangi tema penting laporan, serta menunjukkan langkah-langkah atau tindakan selanjutnya yang akan diambil.
Menulis Surat Perlindungan Laporan
Gunakan kepala surat syarikat yang bersandar untuk menulis surat pelaporan laporan untuk menghormati kepentingan dokumen yang diiringi. Walaupun menggunakan e-mel tetap, merawatnya sebagai surat penutup kertas dengan memasukkan imej logo syarikat pada halaman e-mel.
Termasuk tarikh hari serta maklumat alamat termasuk nama pertama dan nama belakang, gelaran, nama perniagaan, alamat jalan dan bandar, kod pos. Gunakan salam "Dear" diikuti dengan ucapan rasmi seperti singkatan Mr., Mrs, atau Ms., jika individu itu adalah orang yang tidak dikenali atau "Sayang" dengan nama pertama dan / atau terakhir dari penerima jika individu tersebut diketahui.
Nyatakan tujuan surat dalam badan surat dengan menggunakan kata-kata seperti "Surat ini memberikan (nama laporan) untuk semakan atau komen anda (atau apa jua tindakan yang dikehendaki). Gunakan peluang ini untuk merumuskan secara ringkas apa laporan itu. Cuba meringkaskan tujuan laporan sedapat mungkin - dalam satu atau dua ayat maksimum.
Perhatikan kesimpulan laporan di sini sambil tidak memberikan inti dari penemuan laporan. Anda mahu pembaca membaca laporan sebenar dan bukan hanya surat lamaran. Surat lamaran harus membangkitkan minat pembaca untuk apa yang akan dijumpai dalam laporan akhir.
Mempunyai kesimpulan rasmi atau bahagian langkah seterusnya di mana anda menyatakan tindakan yang diinginkan dari penerima. Adakah anda mahu mereka lulus dokumen itu atau, menandatangani dokumen atau menyelaraskan mesyuarat yang lebih besar untuk membentangkan penemuan? Jadilah sangat spesifik mengenai langkah seterusnya serta hari dan tarikh jika diperlukan tindakan sensitif waktu.
Tamatkan surat sampul dengan tanda rasmi seperti Cordially, Very truly, atau Best regards. Termasuk nama dan tajuk pengarang surat itu. Senaraikan nama individu lain yang akan menerima laporan dan surat liputan dalam senarai cc.
