Tidak kira industri anda, memahami bagaimana menulis surat perniagaan asas adalah suatu keharusan bagi semua ahli perniagaan. Walaupun korespondensi perniagaan asas sangat umum, terdapat beberapa jenis surat perniagaan dalam penulisan teknikal. Surat perniagaan berbeza dengan khalayak, tujuan, pengarang dan format tertentu.
Resume Cover Letter
Ahli perniagaan menggunakan surat lamaran resume dalam proses permohonan kerja untuk "menjual" diri mereka kepada organisasi yang mereka cuba sertai. Surat sampul surat adalah kesan pertama anda sebagai pencari kerja akan membuat majikan anda yang berpotensi, dan majikan sering menggunakan surat lamaran sebagai ujian litmus untuk menentukan apakah resume itu layak dibaca. Mengikut Makmal Penulisan Purdue Online, anda harus menulis surat lamaran anda dalam suara naratif, menonjolkan pengalaman dan kemahiran yang telah menyediakan anda untuk pekerjaan yang anda cari. Pusat penulisan di University of North Carolina di Chapel Hill mencadangkan penulisan dalam nada yang terletak di antara sangat perbualan dan sangat formal. Gunakan kata kerja tindakan kerap apabila menulis surat pelindung anda, dan gunakan bantuan iklan atau deskripsi kerja untuk mencari kata kunci, seperti "berorientasikan terperinci," yang harus dimasukkan dalam surat anda.
Surat Perniagaan Persuasif
Jika anda menulis surat perniagaan yang persuasif, anda cuba meyakinkan penerima untuk mengambil tindakan yang anda cadangkan. Anda boleh menulis surat perniagaan jenis ini kepada pekerja, penyelia, pelanggan atau rakan sekerja, atau pihak lain di dalam atau di luar organisasi anda. Surat perniagaan yang persuasif mesti menyatakan tujuan (untuk meyakinkan) dalam beberapa ayat pertama, menurut Bahasa Inggeris. Penulisan perniagaan adalah ringkas kerana ahli perniagaan sibuk dengan stereotip. Sangat penting untuk surat anda untuk sampai ke titik dengan cepat dan tidak membuang masa dengan perkenalan yang tidak perlu, bersosial, atau butiran. Nyatakan jalan tindakan yang anda ingin pembaca anda mengambil dalam beberapa baris pertama dan menghabiskan badan surat yang menggariskan manfaat tindakan atau menjelaskan mengapa ia harus diambil. Pastikan dengan jelas memasukkan butiran yang diperlukan. EnglishClub juga mencadangkan bahawa anda juga menyatakan dengan jelas jika anda memerlukan respons.
Apabila anda menulis surat perniagaan yang persuasif, analisis audiens anda. Siapa yang anda menulis akan menentukan apa maklumat yang anda sertakan. Sebagai contoh, anda hanya akan menambah pengenalan jika orang yang anda menulis kepada tidak mengenali anda. Di samping itu, seorang pengurus akan mencari manfaat yang berbeza dalam perjalanan tindakan daripada seorang pelanggan.
Surat permintaan maaf
Walaupun mereka adalah salah satu jenis huruf perniagaan yang paling biasa, surat permintaan maaf juga merupakan salah satu yang paling sukar untuk ditulis. Anda mesti menulis untuk "menyelamatkan muka", membolehkan perniagaan anda mengekalkan integriti sambil menawarkan permintaan maaf yang ikhlas untuk ketidakpedulian itu. Seperti komunikasi perniagaan lain, dapatkan langsung ke titik. Tulis niat surat itu - untuk meminta maaf - dan apa yang anda meminta maaf dalam perenggan pertama. Menurut ABusinessResource, perenggan seterusnya anda harus meminta parti yang salah untuk memaafkan kesilapan itu dan menerangkan bagaimana kesilapan dibuat, serta apa saja yang dilakukan untuk memastikan ia tidak akan berlaku lagi. Akhirnya, anda harus menyatakan semula permintaan maaf anda dan menawarkan untuk membuat kesilapan dengan diskaun, barangan bebas atau dengan cara lain yang sesuai. Dalam surat permintaan maaf, tidak pernah kelihatan bertahan, dan selalu memberikan maklumat hubungan seseorang yang boleh menangani isu tersebut dengan baik.
