Mesyuarat boleh terapung tanpa perancangan yang betul, walaupun dengan tujuan yang jelas dan peserta yang sesuai. Menggunakan agenda untuk merancang mesyuarat boleh membantu perhimpunan berjalan lancar dan berkesan menangani isu atau topik utama. Merancang lebih awal memberi mereka yang menghadiri pengetahuan mesyuarat tentang apa yang diharapkan, masa untuk menyediakan, dan menyediakan pesanan di mana perkara akan dibincangkan. Satu lagi sebab bahawa agenda popular adalah bahawa mereka menjimatkan masa semua orang.
Apakah Agenda?
Ringkasnya, agenda adalah senarai atau pelan. Senarai ini termasuk topik dan masalah atau isu yang akan dibincangkan semasa mesyuarat. Terdapat pelbagai format agenda; tujuan dan jenis mesyuarat akan menentukan format agenda mana yang hendak digunakan. Jenis agenda yang biasanya digunakan termasuk formal, formal, keutamaan dan masa. Memperkenal diri anda dengan setiap format agenda akan membolehkan anda memilih jenis yang sesuai untuk keperluan anda.
Tidak formal dan formal
Agenda tidak rasmi pada asasnya merujuk kepada senarai tidak rasmi item yang akan dibincangkan semasa mesyuarat dan sering dibuang bersama pada saat-saat akhir. Agenda formal mengikuti lebih banyak format. Format ini termasuk jenis mesyuarat, menyenaraikan fasilitator mesyuarat dan menyenaraikan semua peserta. Agenda itu kemudian mengikuti perintah tertentu: panggilan untuk pesanan, panggilan panggilan, minit dari mesyuarat terakhir, isu terbuka, perniagaan baru dan penangguhan.
Diutamakan dan Beratur
Agenda yang diprioritaskan mengikut sistem keutamaan. Item diberi pesanan mengikut kepentingan yang dianggap penting kepada kumpulan. Topik-topik kemudian dibincangkan dalam susunan ini. Agenda yang ditetapkan pada masa ini merujuk kepada penggunaan garis masa yang ditetapkan untuk mesyuarat - selalunya penjaga masa ditugaskan untuk membantu tugas. Dalam format ini, agenda akan ditubuhkan dalam jangka masa yang panjang. Sebagai contoh, 9: 30-9: 35: bersosial / memanaskan badan, 9: 35-9: 40: tujuan kajian dan hasil yang dikehendaki, 9: 40-9: 50: semakan minit dari pertemuan terakhir.
Pokoknya
Jangan teragak-agak untuk meminta masukan daripada peserta lain semasa membina agenda. Peserta boleh memberikan pandangan yang berharga mengenai topik atau isu yang perlu dibincangkan. Mempunyai peserta yang sesuai adalah kunci kepada mesyuarat yang dirancang dengan baik dan berjaya. Semua agenda hendaklah mengandungi tujuan sesi; mempunyai hasil yang jelas yang diingini; mengklasifikasikan topik agenda sama ada perkongsian maklumat atau pemprosesan maklumat; dan berakhir dengan topik pembungkusan dan perbincangan tentang langkah seterusnya.
