Apabila syarikat membeli jentera, kenderaan, perisian atau barangan lain yang layak sebagai aset kerana kegunaan jangka panjang mereka, ini dianggap sebagai perbelanjaan modal. Kerana kos yang signifikan, kebanyakan syarikat merancang terlebih dahulu untuk pembelian ini; tetapi apabila jentera rosak atau teknologi baru memberikan peluang kepada syarikat untuk memperkemaskan proses, perbelanjaan sejumlah besar wang mesti ditimbang terhadap utiliti pembelian. Untuk membuat dasar mengenai perbelanjaan ini, pihak pengurusan mesti mengkaji sejarah perbelanjaan syarikat dan membuat kesimpulan dengan sewajarnya.
Semak rekod perakaunan terdahulu untuk menentukan apa-apa corak perbelanjaan ke atas barang modal dan untuk menganggarkan perbelanjaan yang tidak dirancang setiap tahun akibat penggantian peralatan.
Mewujudkan belanjawan templat yang merangkumi pengalaman dan perbelanjaan yang dirancang sebelumnya. Anggarkan peratusan perbelanjaan modal yang tidak dirancang dan masukkan elaun bagi item tersebut.
Tentukan bagaimana keputusan mengenai perbelanjaan tidak dirancang telah dibuat pada masa lalu dan perhatikan bagaimana keputusan yang berjaya dirumuskan.
Tulis prosedur untuk mengenal pasti perbelanjaan modal yang akan dimasukkan ke dalam belanjawan, termasuk templat RFP (permintaan untuk cadangan), keperluan bida, keperluan pembayaran, dokumentasi keperluan dan senarai ulasan dan kelulusan yang mesti dilakukan sebelum memasukkan item kos dalam belanjawan.
Tuliskan senarai tindakan yang merangkumi keputusan yang perlu dibuat ke atas perbelanjaan yang tidak dirancang. Ketekunan wajar yang digunakan untuk perbelanjaan yang dianggarkan perlu dimasukkan, termasuk sistem untuk membandingkan perbelanjaan yang dijangkakan dengan andaian pendapatan dan menilai tahap risiko yang berkaitan dengan perbelanjaan wang itu.
Atur dasar anda dengan pengenalan yang menyatakan matlamat dasar, seksyen yang meliputi perbelanjaan modal yang dirancang dan proses memasukkannya dalam belanjawan, seksyen tentang perbelanjaan modal yang tidak dirancang dan bagaimana mereka harus dinilai, dan dasar untuk menentukan jumlah elaun perbelanjaan modal yang tidak dirancang yang harus dimasukkan dalam belanjawan tahunan.
Petua
-
Satu polisi hanya sebaik penguatkuasaannya. Semasa proses mewujudkan dasar anda, menghendaki semua pengurus yang mungkin terjejas untuk mengambil bahagian secara aktif dalam perumusannya dan mendapatkan kelulusan bertulis pada setiap elemen dasar utama.
Amaran
Bersedia untuk mengubah suai dasar baru anda apabila timbul peristiwa. Mengawal risiko membuat perbelanjaan modal yang tidak dirancang melibatkan jabatan perakaunan yang kuat dan responsif yang dapat memberikan maklumat kewangan yang tepat pada saat notis.
