Salam adalah ucapan dalam surat. Itulah cara anda menangani penerima, dan ia menetapkan nada untuk kandungan yang lain dalam mesej. Dalam perniagaan hari ini, kebanyakan koresponden dilakukan melalui e-mel. Walau bagaimanapun, pos mel masih digunakan dalam beberapa industri dan dengan jenis dokumen perniagaan tertentu. Dalam kedua-dua kes, adalah penting untuk menggunakan salam yang betul untuk menunjukkan penghormatan surat penghormatan dan untuk melibatkannya pada permulaan komunikasi.
Petua
-
Penghormatan yang sesuai untuk surat perniagaan bergantung kepada nada dokumen, sama ada dalam cetakan atau e-mel dan sifat mesej yang disampaikan.
Cara Pilih Salam Surat Perniagaan
Memutuskan yang dihormati untuk digunakan dalam surat perniagaan anda bergantung pada beberapa faktor. Pertama, tentukan sifat perkara yang anda sedang berbincang. Adakah ia memerlukan nada rasmi atau yang tidak rasmi? Sebagai contoh, memohon pekerjaan di syarikat adalah transaksi perniagaan formal dan memerlukan surat perniagaan dengan salam resmi. Sebaliknya, menghantar e-mel kepada rakan sekerja mengenai waktu untuk bertemu untuk makan tengah hari tidak memerlukan salam rasmi. Begitu juga, menangani pelanggan yang anda tidak bercakap sebelum ini mungkin memerlukan nada yang lebih formal berbanding dengan bercakap dengan pasangan yang anda kerap melakukan perniagaan.
Satu lagi faktor yang perlu dipertimbangkan apabila membuat keputusan mengenai penghormatan yang digunakan ialah nada keseluruhan mesej. Salam adalah bahagian pertama surat perniagaan yang diterima oleh penerima anda, sehingga pada dasarnya menetapkan nada untuk keseluruhan pesan. Berhati-hati memilih ucapan anda berdasarkan nada yang anda ingin sampaikan sepanjang. Di samping itu, salam yang anda gunakan akan bergantung kepada apa yang anda tahu dan tidak tahu tentang penerima. Sama ada anda tahu nama, jantina, pekerjaan dan kepercayaan orang itu memainkan peranan dalam memilih salam.
Memandangkan Format Surat Perniagaan
Salam yang anda gunakan mungkin juga bergantung pada format surat anda. Sebagai contoh, sama ada anda menghantar mesej anda melalui pos atau e-mel mungkin mempengaruhi jenis ucapan yang anda pilih. Di samping itu, jenis huruf juga akan menentukan ucapan yang anda gunakan. Sebagai contoh, surat pengenalan proposal perniagaan yang dihantar melalui pos pos mungkin mempunyai ucapan yang lebih formal daripada memo seluruh syarikat yang dihantar ke senarai dalaman melalui e-mel. Anda juga perlu mempertimbangkan sama ada anda menghantar surat perniagaan anda kepada satu orang atau kepada beberapa orang, kerana ini akan mempengaruhi ucapan yang anda pilih.
Penerima Surat Perniagaan
Sebelum anda memulakan surat perniagaan anda, cari siapa yang anda hantar mesej itu. Jika anda menulis kepada individu, penting untuk mengetahui nama penuhnya dengan ejaan yang betul. Sekiranya penerima mempunyai nama neutral jantina seperti Alex atau Pat, memanggil organisasi dan mengetahui jantina boleh menjimatkan malu berpotensi pada masa akan datang. Jika anda tidak menyedarinya tentang jantina seseorang, maka anda boleh menggugurkan artikel ihsan dalam ucapan anda.
Jika surat perniagaan anda sebagai tindak balas kepada mesej penerima telah dihantar, perhatikan bagaimana mereka menandatangani nama mereka. Jika nama penuh mereka adalah Cassandra dan mereka menandatangani surat mereka "Cass," maka anda mungkin cenderung untuk mengatasinya sebagai "Cass." Ini bergantung pada sifat hubungan anda dan dokumen yang anda tulis. Jangan memendekkan nama seseorang tanpa terlebih dahulu dijemput untuk berbuat demikian.
Menggunakan Judul Khusus Jantina
Dalam sesetengah kes, anda boleh memilih untuk menggunakan tajuk spesifik jantina sebagai sebahagian daripada ucapan anda. "Mr" digunakan untuk lelaki dan mendahului nama terakhirnya - "Mr Smith, "sebagai contoh. Untuk wanita yang sudah berkahwin, gunakan "Puan" sebelum nama akhir. Untuk wanita yang belum berkahwin, anda boleh menggunakan "Miss." Apabila menulis kepada seorang wanita tanpa mengetahui status perkahwinannya, anda boleh menggunakan "Cik," seperti dalam "Ms. Smith."
Sebelum membuat keputusan untuk menggunakan tajuk spesifik jantina, pertimbangkan sama ada bahasa anda adalah inklusif. Sesetengah orang tidak boleh mengenal pasti sama ada lelaki atau perempuan atau mungkin mengenal pasti sebagai jantina yang bertentangan. Sekiranya anda tidak tahu atau tidak pasti tentang keadaan, anda mungkin memilih untuk meninggalkan bahasa khusus jantina sepenuhnya dalam surat-menyurat anda.
Salam rasmi
Salam penghormatan yang paling biasa dalam perniagaan adalah "Dear." Anda boleh menggunakan salam tersebut dalam beberapa cara:
- Dear Mr. Smith
- Dear John / Jane
- Cik Ms./Mrs. Smith
- Dear John Smith
Bagaimana anda menangani nama penerima akan bergantung pada formaliti surat perniagaan dan hubungan anda dengannya. "Dear" boleh digunakan dalam surat-surat perniagaan cetak dan e-mail, seperti yang dapat salam "To." "Hello" adalah perbalahan formal yang lain. Walau bagaimanapun, yang secara amnya digunakan dalam e-mel dan bukannya pos.
Salutasi tidak rasmi
Salam kurang rasmi boleh digunakan dalam persekitaran perniagaan. Walau bagaimanapun, sama ada atau tidak ia boleh diterima bergantung kepada budaya organisasi, penerima surat dan sifat mesej.
Dalam organisasi yang tidak mempunyai hierarki formal atau perniagaan kecil yang hanya mempunyai segelintir pekerja yang saling mengenali antara satu sama lain, mungkin tidak ada keperluan untuk salam rasmi. Umumnya, dalam korespondensi dalaman dengan rakan sekerja atau rakan kongsi yang anda kenal, boleh diterima menggunakan "Hi John" atau "Hey Jane," terutamanya apabila berkomunikasi melalui e-mel.
Ambil perhatian bahawa walaupun budaya organisasi itu tidak formal, mungkin terdapat beberapa kes di mana permintaan rasmi diperlukan, seperti ketika bercakap dengan pelanggan baru atau pihak berkepentingan atau ketika memohon pekerjaan.
Salam untuk Penerima Tidak Diketahui
Kadang-kadang semasa menulis surat perniagaan, anda mungkin tidak tahu nama penerima. Dalam kes ini, cuba menghubungi organisasi terlebih dahulu untuk mengetahui siapa yang mungkin melihat huruf perniagaan anda, dan alamat nota anda dengan sewajarnya. Anda juga boleh menyemak tapak web syarikat untuk mengetahui sama ada anda boleh mengetahui maklumat ini. Jika anda tidak dapat mengetahui nama penerima, anda boleh alamat surat perniagaan anda dengan ucapan generik seperti:
- Dear Sir atau Madam
- Kepada sesiapa yang berkenaan
- Kepada Pengurus Pengambilan
Salam untuk Penerima Pelbagai
Apabila berurusan dengan pelbagai penerima surat perniagaan anda, sediakan jawapan untuk memasukkan beberapa nama, seperti menulis "Dear Jane and John" atau "To Mr and Mrs Smith." Jika terdapat lebih daripada dua nama untuk disenaraikan, anda boleh memilih untuk melepaskan semua nama dan menggunakan ucapan generik seperti:
- Pasukan yang dihormati
- Hai semua
- Kepada Jabatan Sumber Manusia
- Dear Blue-Sky Corporation
Garis Panduan untuk Tajuk Tertentu
Pendudukan atau pendidikan seseorang mungkin memerlukan anda untuk mengatasinya dengan cara tertentu dalam ucapan perniagaan anda bergantung pada formalitas surat tersebut. Pada amnya, ini digunakan untuk ahli-ahli keramat, profesional perubatan, ahli akademik, kakitangan tentera dan pegawai yang dipilih.
Sebagai contoh, jika anda menulis kepada seseorang yang mempunyai ijazah perubatan, gunakan "Dr." sebelum nama terakhirnya, seperti dalam "Dr. Smith. "Apabila menulis kepada seorang profesor, hakim, rabbi, imam atau pastor, tulis tajuk penuh sebelum nama belakangnya, seperti" Dear Pastor Smith. "Apabila menulis kepada ahli-ahli tentera, adalah sesuai menggunakan pangkat penuh mereka dan nama terakhir dalam salam, seperti dalam "Leftenan Jeneral Smith" atau "Hello Captain Smith."
Memformat ucapan dalam Surat Perniagaan
Apabila memformat huruf anda, anda boleh menambah sama ada titik atau koma selepas ucapan anda. Tanda kolon adalah pilihan yang lebih formal, manakala koma digunakan untuk surat-menyurat tidak rasmi. Perenggan pertama surat anda bermula selepas salam pada baris berikutnya, sebagai contoh:
Sayangku John, Perenggan pertama
