Tiada siapa yang suka memberikan berita buruk, terutama kepada pekerja. Walau bagaimanapun, apabila perniagaan turun, ia sering diperlukan untuk meletakkan orang atau mengurangkan jam. Mesej-mesej ini sangat sukar untuk ditulis dalam surat kerana ia mungkin kelihatan tidak kira bagaimana anda menyatakan fakta-fakta, penerima akan marah dan kecewa. Nasib baik, dengan beberapa perancangan anda boleh menulis surat yang membolehkan pekerja mudah dan membantu mereka memahami sifat sukar keputusan anda untuk mengurangkan waktu mereka.
Taipkan tarikh. Langkau ruang. Jika anda memperibadikan surat kepada setiap pekerja individu, gunakan fungsi gabungan mel dalam program pemprosesan kata anda untuk menambah nama dan alamat. Selalunya, anda boleh meninggalkan alamat dalaman sepenuhnya dan menulis surat generik jika anda hanya mempunyai terlalu banyak pekerja untuk membuat salinan peribadi.
Buka huruf dengan menaip "Dear (Sertakan nama pekerja)" yang diikuti oleh kolon. Sekiranya anda menulis surat am, taipkan "Pekerja Yang Dihargai" yang diikuti oleh kolon.
Mulakan surat dengan menyediakan latar belakang. Jelaskan bahawa syarikat itu kehilangan wang dan apa yang anda cuba lakukan untuk mengatasi penurunan. Tulis dalam bahasa yang jelas tetapi dengan terperinci yang cukup supaya pekerja memahami bahawa syarikat itu mengalami masa yang sukar. Jangan nyatakan waktu yang dikurangkan dalam perenggan pertama, kerana pekerja kemudian mungkin akan berhenti membaca dan anda akan kehilangan peluang untuk menerangkan keadaan atau cuba mengekalkan muhibah mereka.
Jelaskan pengurangan jam dalam perenggan kedua. Menjadi khusus. Berapa jam berapa pekerja dijangka kehilangan setiap minggu? Bilakah mereka akan kembali ke jadual biasa mereka, jika berkenaan? Para pekerja akan mempunyai banyak soalan dan menangani mereka sekarang akan mengelakkan kekeliruan dan panggilan telefon ke pejabat.
Tekankan berita baik, jika ada. Contohnya, jika anda mengurangkan jam untuk mengelakkan meletakkan orang lain, nyatakan itu. Sekiranya anda mempunyai strategi yang anda fikir akan mengembalikan perniagaan anda dalam jangka masa yang lama, biarkan pekerja memahami keyakinan anda. Walaupun berita baiknya agak kecil, ia akan membantu pekerja merasakan bahawa anda mempunyai kepentingan terbaik di hati.
Berikan maklumat tindakan dalam perenggan terakhir. Jika pekerja perlu melakukan apa-apa seperti mengisi kertas kerja tambahan, beritahu mereka. Terima kasih kerana menanggung anda dalam proses yang sukar ini.
