Mesyuarat berlaku secara teratur di dunia perniagaan, dan minit adalah dokumen rasmi yang digunakan untuk merekodkan tindakan yang diambil dan keputusan yang dibuat. Sejak minit menjadi dokumen rasmi di mata syarikat, apa-apa perubahan yang perlu dibuat pada minit memerlukan addendum. Apabila anda membuat addendum, anda mesti tahu kapan dan bagaimana untuk membentangkannya kepada jawatankuasa mesyuarat dan menambahnya pada minit rasmi, supaya anda tidak membuat perubahan ini dengan persetujuan anda sendiri.
Sediakan salinan minit rasmi dari mesyuarat terakhir, supaya setiap orang yang menghadiri mesyuarat boleh menyemaknya.
Keluar minit pada mesyuarat seterusnya. Adalah menjadi kebiasaan bagi pengerusi mesyuarat untuk memulakan perkara dengan mengkaji minit dari mesyuarat sebelumnya. Semua peserta mesti membaca minit dan meluluskannya sebelum mereka bergerak. Jika sesiapa mempunyai sesuatu untuk menambah, mengubah atau membetulkan, maka ini adalah masa yang tepat untuk mengatakannya.
Tuliskan perubahan pada minit. Anda boleh menulis perubahan terus ke salinan minit anda, atau mengambil nota di sekeping kertas yang berasingan.
Benarkan ahli mesyuarat semua bersetuju dengan perubahan yang dicadangkan pada minit, yang akan dipamerkan dalam addendum. Jika semua orang bersetuju, maka anda boleh maju ke hadapan dengan membuat addendum pada minit.
Buat addendum selepas mesyuarat ditangguhkan. Adalah lebih baik untuk membuat addendum selepas mesyuarat, supaya maklumat itu masih segar dalam fikiran anda. Gunakan templat minit untuk menulis dalam maklumat tambahan.
Mengitar minit rasmi dengan tambahan lampiran di belakang mereka kepada ahli kumpulan mesyuarat. Anda mungkin tidak mahu menunggu sehingga mesyuarat seterusnya untuk melakukan ini, sekiranya ia jauh di masa depan. Sebaliknya, hantar salinan elektronik minit dan addendum melalui e-mel kepada kumpulan, dan biarkan ahli tahu bahawa maklum balas atau kelulusan mereka dialu-alukan. Jika semua orang dalam kumpulan meluluskan minit dengan addendum, maka ini menjadi dokumen kerja baru anda.
Bawa minit dan addendum ke mesyuarat seterusnya untuk mendapatkan tandatangan ketua anda. Minit hanya menjadi rasmi sebaik sahaja pengerusi menandatanganinya.
