Panggilan persidangan adalah salah satu cara eksekutif dan pekerja berkumpul untuk membincangkan perniagaan. Sama ada mereka berada di bandar yang sama atau tersebar di seluruh dunia, panggilan persidangan memungkinkan untuk membawa semua orang bersama-sama dalam satu bilik, dalam masa nyata. Terdapat beberapa langkah yang boleh anda ambil untuk memastikan persidangan yang produktif dan bermaklumat.
Agenda
Sebaik sahaja anda telah menetapkan masa dan tarikh untuk panggilan persidangan anda, anda mesti mengambil langkah-langkah yang sesuai untuk mempersiapkan mesyuarat. Jika anda adalah pemimpin persidangan, lengkapkan agenda untuk panggilan persidangan anda dan edarkannya kepada peserta, sebelum tarikh yang dijadualkan. Agenda mesyuarat anda hendaklah memasukkan tarikh dan masa. Adalah idea yang baik untuk memasukkan zon waktu dalam agenda anda untuk orang yang mungkin berada di luar lokasi anda. Agenda itu juga harus merangkumi waktu permulaan dan akhir pertemuan dan penerangan ringkas tentang setiap topik demi keutamaan bersama dengan nama individu yang bertanggungjawab dan masa perumpukan yang dicadangkan untuk setiap topik. Jika persidangan itu memerlukan sebarang persiapan pra-mesyuarat, jelaskan senarai keperluan tersebut dalam agenda.
Persidangan
Uji garis anda untuk memastikan bahawa anda mempunyai sambungan yang aktif dan jelas. Sekiranya anda menggunakan telefon tanpa wayar, pastikan telefon dicas sepenuhnya sebelum mesyuarat. Tiba di persidangan sekurang-kurangnya lima minit lebih awal.
Sekiranya anda hadir, anda akan menerima nombor persidangan dari pemimpin anda. Hubungi talian persidangan. Anda akan diminta memasukkan nombor persidangan anda. Sebaik sahaja anda memasukkan nombor, anda akan diminta untuk mengatakan nama anda. Nyatakan nama pertama dan terakhir anda. Anda mungkin dikehendaki untuk menekan kekunci paun (#). Sebaik sahaja anda telah menyelesaikan proses ini, sistem akan memberitahu anda bahawa anda menyertai persidangan dan menasihati anda tentang berapa ramai orang yang sedang menghadiri. Jika anda telah tiba di hadapan pemimpin, anda akan diletakkan dalam mod pemegangan sehingga pemimpin tiba.
Pengenalan
Dengar sebelum kamu bercakap. Jika pemimpin telah tiba tetapi belum memulakan mesyuarat, anda mungkin mendengar perbualan sisi halus. Dalam suara yang menyenangkan, menyapa dan memperkenalkan diri anda. Letakkan telefon anda dengan bisu sehingga mesyuarat bermula. Sekiranya anda tidak mempunyai butang bisu, gunakan ciri-ciri yang membosankan yang disediakan oleh barisan persidangan.
Apabila mesyuarat bermula, pemimpin anda akan mengambil panggilan gulung. Apabila pemimpin memanggil nama anda, mengakui kehadiran anda dengan cara yang jelas dan profesional, seperti "Ya, saya di sini" atau "Hello, ini …". Pemimpin boleh meminta supaya anda mengenali anda dengan ringkas kepada peserta lain. Jika ya, nyatakan nama anda dan beri gambaran 20 hingga 25 saat mengenai pekerjaan anda kerana ia berkaitan dengan panggilan. Tinggal sebentar, bercakap dengan jelas dan kekal profesional.
