Cara anda mengatasi sampul surat ke kotak pos pejabat (P.O.) mungkin kelihatan tidak penting, tetapi di dunia perniagaan, bahkan butiran kecil dapat membuat atau memecahkan persona profesional anda. Juga, seberapa baik anda alamat mel anda boleh mempengaruhi bagaimana ia ditangani dan kelajuan yang mana ia dihantar, menurut Perkhidmatan Pos Amerika Syarikat (USPS). Lebih tepat alamat, lebih baik. Jadi, sebelum anda menghantar sekeping surat kecil atau besar ke pembekal, sub-kontraktor, penyokong berpotensi, pelanggan atau pelanggan berpotensi, masukkan P.O. nombor kotak dan semak beberapa butiran mel lain.
P.O. Peti atau Alamat Jalan
Apabila anda menangani sampul surat kepada pelanggan atau syarikat bersekutu, jangan masukkan P.O. nombor kotak dan alamat jalanan. Gunakan satu atau yang lain, bukan kedua-duanya. Jika anda memutuskan untuk menggunakan alamat jalan dan ia termasuk arah, seperti SW untuk Barat Daya, jangan tinggalkannya. Alamat jalan boleh berbeza-beza, bergantung pada lokasi arahnya, sedangkan kotak pos pejabat adalah petak penguncian yang unik bernombor.
Tempoh dan Singkatan
Bagaimana pula dengan tempoh-tempoh dalam istilah P.O. kotak? Dan sekiranya anda menggunakan borang ringkasnya untuk menangani sampul surat? USPS lebih suka anda menghilangkan semua tempoh (dan tanda koma), dan menggunakan singkatan standard di blok alamat, jadi cukup tuliskannya sebagai "PO BOX", bukan "P.O. BOX."
Posisi P.O. Nombor Kotak dalam Blok Alamat
Blok alamat mengandungi semua baris dalam alamat. Perintah setiap baris penting untuk pengendalian yang cekap. Mulailah alamat surat dengan nama penerima, kira-kira tertumpu pada sampul surat. Di bawah nama, masukkan nama perniagaan, jika berkenaan. Kemudian, tambahkan nombor kotak pos pejabat (atau alamat jalan). Pada baris terakhir, sertakan bandar, negeri dan kod pos.
- JOE RECIPIENT
- KONTRAK PELANGGAN
- PO BOX 123
- CHICAGO IL 60601
Untuk semua surat dalam negeri atau antarabangsa, tulis alamat dengan seberapa mungkin. Selaras dengan piawaian USPS, selaraskan setiap baris blok alamat ke kiri dan, sebaiknya tulis semua perkataan dan singkatan dalam huruf besar. Sekali lagi, tiada tempoh atau koma. Tulis alamat pemulangan anda dalam format yang sama dengan blok alamat. Poskan alamat pemulangan di sudut kiri atas sampul surat.
Berurusan dengan P.O. Jawatan Jawatan
Jika anda mencari alamat dan perhatikan bahawa P.O. nombor kotak muncul bersama dengan sebutan, seperti CALLER, BIN atau DRAWER, meninggalkan nota pada sampul surat. Sebagai contoh, bukannya menulis "BIN M," tulis "PO BOX M" ketika menangani mel keluar.
Meningkatkan Ketelusan dan Kecekapan
Perniagaan biasanya mempunyai banyak surat masuk dan keluar, jadi alamat penulisan dengan tangan kelihatan tidak praktikal. Pertimbangkan menggunakan pencetak untuk membuat label alamat, yang meningkatkan kebolehbisaran alamat dan kecekapan beban kerja. Sekiranya anda mempunyai akaun USPS, anda boleh menggunakan ciri Klik-N-Ship untuk mencetak label untuk mel keutamaan, membeli setem, menetapkan bahasa pilihan untuk pelanggan antarabangsa anda dan banyak lagi. Mengambil kesempatan daripada alat tersebut bukan sahaja membantu menggilap imej profesional anda tetapi, lebih penting lagi, menghasilkan masa untuk anda membelanjakan pertumbuhan usaha anda.
