Untuk menganjurkan majlis makan malam penggembira yang berjaya anda perlu merancang dengan baik, dan mengetahui asas penderma anda dan masyarakat penanam modal akhirnya mendapat faedah. Melakukan kerja kaki yang baik di depan waktu dapat menyelamatkan semua sakit kepala. Sama ada anda seorang penyelaras acara untuk bukan keuntungan atau sukarelawan yang bersemangat, terdapat beberapa langkah yang anda boleh ambil untuk membantu menarik usaha yang menguntungkan.
Tetapkan belanjawan anda. Memahami dana yang anda miliki akan menentukan jenis jamuan makan malam yang anda boleh buat. Satu perkara yang perlu dipertimbangkan ketika pemfaktoran dengan wang adalah menanyakan apakah penjanaan dana high-end mewah (dan mahal) akan memberi manfaat kepada organisasi. Kadang-kadang sekejap, urusan akar umbi boleh membawa masuk sebanyak wang tanpa semua kos permulaan. Kreativiti adalah kunci.
Meminta bantuan. Peristiwa-peristiwa ini, walaupun mereka kelihatan kecil pada awalnya, mempunyai cara menjadi lebih besar dari yang kita bayangkan. Cuba jangan terlalu banyak melakukannya sendiri; mintalah sukarelawan untuk membantu dengan senarai tetamu, membersihkan, memacu peralatan atau apa yang ada pada anda. Mendapatkan orang lain di atas kapal juga membolehkan orang menyumbang kepada sebab yang mereka percaya.
Kenal pasti tempat secepat mungkin untuk menempahnya. Di manakah makan malam ini akan diadakan? Adakah ia menjadi urusan kecil yang boleh diadakan di rumah seseorang atau adakah anda ingin membuat acara yang lebih besar? Cuba lihat pilihan kos rendah terlebih dahulu sebelum menyewa dewan; anda mungkin mempunyai dermawan dalam komuniti anda yang menyokong tujuan anda dan bersedia untuk membenarkan anda menggunakan rumahnya sebagai sarana derma. Juga, tanya selepas pusat komuniti, gereja-gereja dan sekolah rendah yang kemudahannya boleh didapati dengan sedikit atau tidak.
Tentukan siapa yang akan menyediakan makan malam dan bagaimana. Adakah acara ini akan diselenggarakan secara profesional atau akan dibuat oleh ahli-ahli organisasi? Sebagai contoh, makan malam pengumpulan dana boleh dimasak oleh kanak-kanak sekolah rendah. Sekumpulan kanak-kanak mungkin ingin mengumpul wang untuk tujuan tempatan dan mereka boleh membantu membuat makanan mudah yang mereka masak dan berkhidmat kepada diri sendiri.
Jemput tetamu. Dapatkan senarai lengkap penderma masa lalu dan semasa, dan sebarkan undangan. Sekiranya anda seorang sukarelawan dan tidak mempunyai akses segera ke pangkalan data ini, hubungi amal dan minta bercakap dengan seorang pengarah atau wakil media untuk mendapatkan senarai semasa. Banyak organisasi menggunakan laman web e-mel dan jejaring sosial untuk mendapatkan berita tentang peristiwa mereka. Ini menjimatkan sejumlah besar wang di atas kertas dan kos penghantaran.
Menamakan hiburan. Adalah idea yang baik untuk mempunyai sesuatu selain makan malam untuk menghiburkan penderma anda. Jika ini adalah penggalangan dana untuk muzik atau sekolah tarian, bacaan akan teratur. Pengumpulan dana sukan belia boleh meminta pembimbing sorak tempatan untuk melakukan beberapa rutin, atau mungkin meminta anak-anak untuk menyediakan skit pendek dan lucu tentang mengapa mereka memerlukan wang untuk meneruskan aktiviti mereka. Menunjukkan filem pendek mengenai sebab anda juga boleh menjadi cara yang hebat untuk menggambarkan betapa pentingnya penyebabnya adalah kepada komuniti anda.
Ikuti secara berkala sebelum acara tersebut. Anda mungkin merancang acara ini selama enam bulan di jalan raya, jadi adalah idea yang baik untuk mendaftar masuk dari semasa ke semasa untuk memastikan perkara-perkara yang masih dalam perjalanan. Ini tidak perlu panggilan telefon mingguan ke katerer itu, tetapi sekurang-kurangnya anda perlu membuat panggilan beberapa minggu sebelum membungkus butir-butir terakhir yang mungkin perlu diatur.
