Prosedur pejabat adalah standard yang diterima untuk menjalankan perniagaan di tempat kerja tertentu. Piawaian tersebut mungkin berbeza bergantung kepada industri, beban kerja, lokasi geografi, profesionalisme pejabat atau saiz syarikat. Contohnya, prosedur pejabat dalam amalan perubatan, pergigian atau undang-undang akan jauh berbeza daripada perniagaan pembinaan, runcit atau import. Walau bagaimanapun, terdapat beberapa "norma" untuk prosedur pejabat di seluruh industri.
Prosedur Telefon
Semua pejabat memerlukan perilaku telefon yang profesional dan sopan. Jawab telefon dengan segera, bercakap dengan jelas dan sopan, dan tidak pernah meninggalkan penelepon ditahan lebih daripada beberapa saat tanpa mengembalikan panggilan - walaupun semua yang dikatakan adalah, "Saya masih bekerja pada permintaan anda."
Mengambil pesanan untuk pekerja yang berada di luar pejabat atau tidak tersedia. Catat nama, tarikh, masa dan nombor telefon pemanggil dengan jelas, bersama-sama dengan tujuan panggilan, jika diberikan. Apabila sistem mel suara disediakan, panggil pemanggil jika dia ingin meninggalkan mel suara, dan kemudian memindahkannya ke sistem mel suara. Ia tidak sopan untuk memindahkan panggilan tanpa memaklumkan kepada pemanggil terlebih dahulu pemindahan.
Pengurusan Rekod
Spesifikasi untuk pengurusan rekod berbeza dari pejabat ke pejabat, tetapi butiran semua operasi perniagaan mesti dikekalkan secara teratur, profesional. Simpan salinan semua resit, invois, penyata akaun, pesanan kerja, cadangan, anggaran pekerjaan, surat-menyurat, laporan dan sebarang dokumen lain yang dihasilkan oleh syarikat.
Buat fail untuk setiap vendor, akaun pelanggan, jualan atau projek, berdasarkan spesifikasi syarikat. Jelas label semua folder, dan failkannya dalam lokasi yang mudah diakses di mana mereka boleh dengan cepat diambil apabila diperlukan. Ini adalah keperluan untuk pengurusan perniagaan yang betul, tanpa mengira industri.
Pengendalian dan Pengedaran Mel
Mengurus mel masuk dan keluar akan berbeza dengan pejabat, juga, melayan semua surat sebagai surat penting dan mengendalikannya dengan segera, terutamanya korespondensi dengan pelanggan dan pelanggan.
Buka dan mel laluan ke jabatan atau pekerja yang sesuai, bergantung kepada prosedur syarikat tertentu. Jangan buka surat yang dicap "peribadi". Jika surat masuk akan dibuka sebelum pengedaran, papkclip sampul surat ke belakang surat-menyurat sekiranya maklumat alamat atau penghantar diperlukan.
Keluarkan pos keluar, jika perlu, dan masukkan jumlah yang betul dalam pos ke sudut kanan atas. Jika mel diambil alih oleh pembawa mel, letakkannya di lokasi keluar yang betul untuk pick-up. Sekiranya dibawa ke Pejabat Pos tempatan, letakkan semua huruf dalam kotak untuk pengangkutan mudah. Pita semua pakej dengan selamat dan jelas labelnya untuk penghantaran yang betul.
Komputer dan Teknologi
Memastikan data komputer dilindungi dengan betul adalah penting di pejabat hari ini yang sangat bergantung pada maklumat tersebut. Amalkan prosedur keselamatan asas untuk melindungi fail komputer dan perkakasan.
Untuk melindungi dokumen dan perisian, buat sandaran harian semua fail komputer di tapak Internet yang menawarkan perkhidmatan sedemikian, atau pada pemacu denyar atau cakera Zip berasingan. Berhati-hati semasa memuat turun fail dan perisian dari Internet. Pastikan pengaturcaraan perlindungan virus berjalan apabila komputer dihidupkan dan menyimpan pangkalan data virus terkini sejak ancaman baru timbul secara berterusan.
Melindungi perkakasan dengan pelindung lonjakan yang kuat dan boleh dipercayai. Matikan komputer pada waktu malam apabila tidak ada yang menggunakannya, dan cabut plag elektronik semasa ribut kilat berat.
