Mengesan dan memesan bekalan pencetak untuk organisasi besar, seperti sekolah, boleh mencabar. Setiap model pencetak menggunakan jenis kartrij tinta atau toner yang berlainan, dan setiap kartrij dakwat akan mencetak nombor halaman yang berbeza sebelum perlu diganti. Walaupun anda boleh mengesan kartrij dakwat yang menempah dengan cara yang lama, dengan senarai kertas dan pensil yang dihasilkan, mewujudkan spreadsheet untuk menyimpan semua maklumat yang relevan akan menjimatkan masa dan membolehkan anda untuk belanjawan untuk dakwat lebih berkesan dari semasa ke semasa.
Buat hamparan kosong baru untuk mengesan pesanan kartrij dakwat menggunakan program hamparan komputer anda. Kemungkinan komputer anda datang dengan Microsoft Excel dipasang sebagai sebahagian daripada Microsoft Office. Sekiranya anda tidak mempunyai Excel, muat turun dan pasang suite pejabat percuma, seperti OpenOffice, atau gunakan alat dalam talian seperti Google Docs, yang boleh anda akses tanpa sebarang kos jika anda mendaftar untuk akaun Gmail percuma.
Tentukan maklumat yang anda mahu lacak. Ini akan berubah mengikut kes demi kes, dan salah satu manfaat menggunakan spreadsheet elektronik adalah mudah untuk mengubah maklumat yang anda lacak apabila keperluan anda berubah. Untuk memulakannya, cubalah menjejaki nombor bilik di mana setiap pencetak dipasang, jenis pencetak, jenis kartrij dakwat atau toner pencetak yang digunakan, berapa banyak yang anda bayar untuk dakwat dan tarikh yang anda tinta penggantian pesanan yang terakhir.
Masukkan tajuk untuk lajur hamparan anda terlebih dahulu. Perhatikan bagaimana spreadsheet kosong dikonfigurasikan. Terdapat satu barisan nombor yang menghala paksi menegak dan satu baris huruf merentasi akses melintang. Dalam sel pertama, atau baris 1 lajur A, taipkan "Nombor Bilik." Dalam baris 1 baris B, ketik "Model Pencetak." "Model Ink Cartridge" masuk dalam baris 1 baris C, dan sebagainya, sehingga anda telah memasukkan tajuk lajur untuk setiap maklumat yang anda ingin lacak.
Pilih pencetak pertama yang anda ingin masukkan ke dalam hamparan anda dan mulakan dengan menaip nombor bilik dalam baris 2 baris A. Taipkan model pencetak dalam baris 2 baris B dan kemudian terus memasukkan semua maklumat yang relevan ke dalam lajur yang sesuai, termasuk tarikh anda dakwat yang terakhir diperintahkan.
Masukkan maklumat untuk pencetak seterusnya, bermula dengan baris 3 lajur A, dan kemudian masukkan data lain untuk pencetak itu di setiap lajur yang sesuai. Teruskan memasukkan maklumat untuk setiap pencetak berikutnya dalam baris baru sehingga semua pencetak dan maklumat pencetak anda disenaraikan. Apabila anda selesai, simpan hamparan anda ke cakera keras komputer.
Buat lajur tarikh kosong tambahan untuk dirakam setiap kali anda memesan dakwat untuk pencetak tertentu. Simpan fail ke cakera keras anda apabila anda selesai supaya anda boleh menggunakannya pada masa depan anda memesan bekalan.
Petua
-
Gunakan pemformatan khas untuk menyerlahkan maklumat penting atau sebagai bantuan organisasi. Sebagai contoh, gunakan huruf tebal untuk tajuk lajur dan font berwarna untuk mengumpulkan kumpulan pencetak dalam unit organisasi yang sama. Contohnya, anda boleh menggunakan hijau untuk pencetak fakulti yang digunakan, biru untuk pencetak guna pelajar dan oren untuk pencetak yang disediakan di perpustakaan.
Selepas masa berlalu - semester atau tahun sekolah, contohnya - jumlah jumlah yang dibelanjakan untuk setiap dakwat pencetak pada tempoh tersebut. Anda boleh menggunakan maklumat ini untuk perhatikan sama ada sesetengah pencetak digunakan lebih kerap daripada yang lain, sama ada satu pencetak lebih efektif daripada yang lain dan bahkan jabatan atau bilik darjah menggunakan maklumat dakwat yang paling berguna yang boleh digunakan untuk menyusun semula dan mengukur tujuan.
