Sama ada anda sedang mengambil pesanan untuk pizza, perintah untuk sesuatu dari iklan televisyen, bahagian kereta atau sistem penghantar, proses untuk mengambil pesanan tidak berubah. Menjadi sopan dan mengumpulkan semua maklumat yang diperlukan untuk meletakkan pesanan itu menyelesaikan transaksi secara profesional dan mempromosikan kepuasan pelanggan. Proses pengambilan pesanan boleh menentukan sama ada pelanggan membuat pesanan ulangi.
Kenal pasti diri anda dan tempat perniagaan anda apabila anda menjawab telefon. Contohnya, "Syarikat ABC123, ini Sally, bagaimana saya dapat membantu anda hari ini?" Jangan makan atau minum ketika di telefon dan bercakap dengan jelas dan perlahan-lahan supaya pelanggan dapat memahami anda. Simpan suara anda pada tahap yang lebih tinggi; jika anda mempunyai kecenderungan untuk bercakap dengan kuat, cegah kecenderungan itu ketika di telepon bekerja dan simpan nada ramah dalam suara anda. Gunakan tatabahasa yang betul dan elakkan slang.
Minta nama pemanggil dan gunakannya semasa perbualan. Jangan panggil pelanggan dengan nama pertamanya melainkan dia mengarahkan anda berbuat demikian; gunakan gelaran rasminya. Jangan sekali-kali meletakkan pelanggan, atau telefon pembesar suara, tanpa terlebih dahulu meminta kebenarannya dan menunggu tindak balasnya.
Dengar dengan teliti kepada pelanggan dan tuliskan sebarang maklumat penting. Minta dia ulangi jika perlu. Jangan bergantung pada ingatan anda. Jangan bertindak seperti anda tergesa-gesa, pelanggan yang paling penting adalah yang sedang berada di telefon. Pastikan cara anda sabar dan membantu.
Pastikan anda mendapat semua maklumat yang diperlukan untuk membuat pesanan itu, termasuk item, spesifikasi, saiz dan maklumat lain yang berkaitan. Adalah lebih baik untuk mendapatkan lebih banyak maklumat daripada yang anda perlukan untuk meletakkan pesanan dengan betul daripada terlalu sedikit. Sentiasa ulangi pesanan pelanggan kembali kepadanya untuk pengesahan. Pastikan dia jelas mengenai harga item yang dipesan untuk mengelakkan pelanggan menerima kejutan yang tidak menyenangkan apabila dia menerima tagihan.
Tanya pelanggan untuk nombor telefonnya supaya anda boleh memanggilnya kembali jika anda mempunyai sebarang pertanyaan tentang pesanan kemudian. Selalu mengakhiri perbualan dengan berterima kasih kepada pelanggan untuk perniagaannya. Tunggu dia menggantung telefon dahulu supaya dia tidak mendengar bunyi telefon yang digantung.
