Sekiranya anda membayar gaji kepada pekerja dan menahan cukai, anda mesti memfailkan W-2 dengan Pentadbiran Keselamatan Sosial. Sekiranya anda mempunyai sehingga 50 pekerja, anda boleh memfailkan secara elektronik melalui sistem Perkhidmatan Khidmat Perniagaan SSA. Perkhidmatan ini selamat dan memberikan anda bukti segera yang anda telah memfailkan. Anda mempunyai sehingga 31 Mac untuk memfailkan secara elektronik; pengirim kertas sehingga hari terakhir bulan Februari. Anda juga boleh mencetak W-2 dan mengedarkannya kepada pekerja anda.
Perkhidmatan Perniagaan Pendaftaran Dalam Talian
Untuk mengakses BSO, anda mesti mendaftar terlebih dahulu. Pergi ke laman web Pentadbiran Keselamatan Sosial, Perkhidmatan Perniagaan Online dan pilih butang "Daftar". Anda perlu memberi maklumat khusus, seperti nama anda, tarikh lahir, nombor Keselamatan Sosial, alamat, nombor telefon dan alamat e-mel. Selepas pendaftaran anda disahkan, anda akan mempunyai ID pengguna dan kata laluan anda.
Borang W-2 / W-3 Online
Untuk membuat W-2, anda perlu mengakses Borang BSO W-2 / W-3 Online. Anda juga mesti melakukan beberapa langkah awal, seperti memilih tahun cukai, memasukkan nombor pengenalan majikan anda, dan memastikan tiada pengecualian atau sekatan dikenakan. Sebagai contoh, anda tidak boleh menggunakan Borang W-2 / W-3 Online jika anda memfailkan tahun cukai sebelum tahun 2011 atau anda membetulkan W-2 yang difailkan sebelum ini. Untuk mengarang W-2, ikut arahan pada halaman laporan gaji BSO. Selesaikan setiap W-2 seperti yang anda lakukan untuk versi kertas. Catat upah pekerja, cukai ditahan dan faedah yang terpakai dalam kotak yang sesuai.
Percetakan W-2
Borang W-2 / W-3 Online membolehkan anda membuat, menyimpan, mencetak atau menyerahkan W-2. Anda boleh mencetak dan menyemak W-2 sebelum menyerahkannya. Jika anda sudah menyerahkan W-2 anda, anda mempunyai sehingga 30 hari selepas tarikh penyerahan untuk memuat turun W-2 anda, yang tersedia dalam format PDF. Sekiranya anda mempunyai pra-selesai, W-2 yang belum selesai, sistem akan memaklumkan anda bahawa borang tersebut tidak lengkap. BSO menghantar W-2 anda hanya kepada SSA. Ia tidak akan menghantarnya kepada agensi hasil negeri dan tempatan yang berkenaan. Anda mesti mengemukakannya sendiri.
Borang W-2c / W-3c Online
Untuk membetulkan W-2 yang dikemukakan, failkan W-2c menggunakan Borang W-2c / W-3c Online. Sistem ini membolehkan anda memfailkan dan mencetak W-2 diperbetulkan tanpa mengira format penyerahan asal. Anda boleh membetulkan W-2 yang diserahkan hanya untuk upah yang diperoleh dalam tiga tahun, tiga bulan dan 15 hari sebelumnya. Anda boleh melengkapkan dan mencetak sehingga 25 W-2cs.
Perkhidmatan W-3 dan W-3c
A W-3 adalah bentuk penghantaran yang menunjukkan jumlah upah dan penangguhan untuk semua pekerja untuk tahun ini. Anda mesti memasukkan W-3 apabila menghantar W-2 pekerja anda ke SSA. Untuk memfailkan dan mencetak Borang W-3, akses Borang W-2 / W-3 Online. Untuk memfailkan dan mencetak W-3 diperbetulkan, gunakan Borang W-2c / W-3c Online.
Filing dan Percetakan untuk Lebih daripada 50 Pekerja
Jika anda mempunyai lebih daripada 50 pekerja, anda mungkin dapat menggunakan sistem "upload file" BSO untuk memfailkan dan mencetak W-2s. Untuk spesifikasi format fail, pergi ke Pentadbiran Keselamatan Sosial, Arahan Pengajian W-2 Majikan dan Laman Web Maklumat. Pilih "Penerbitan dan Borang" kemudian "Spesifikasi untuk Borang Isi W-2 dan W-2c Secara Elektronik." Pilih pautan spesifikasi yang sesuai.
