Dengan banyak pernyataan dasar kerana ada organisasi untuk membuatnya, pernyataan ini menjelaskan niat, terangkan cara yang mana syarikat mentadbir polisi tersebut dan mentakrifkan butir-butirnya. Kenyataan dasar berkhidmat untuk melindungi organisasi daripada salah faham yang mungkin membawa kepada tingkah laku yang tidak dibenarkan atau tindakan undang-undang. Setiap kenyataan dasar harus merangkumi tujuannya, definisi terminologi, pernyataan itu sendiri dan langkah-langkah untuk melaksanakannya.
Tujuan Dasar
Bahagian pertama penyataan dasar menyatakan tujuannya. Satu organisasi boleh mempunyai banyak kenyataan dasar. Sebagai contoh, dalam sumber manusia, satu kenyataan dasar mungkin merangkumi sikap syarikat terhadap pakaian yang sesuai kerana syarikat itu mahu mempamerkan imej tertentu kepada pelanggannya. Kenyataan dasar HR lain mungkin terperinci dasar perjalanan pekerja syarikat. Ia mungkin mengandungi apa yang dibayar oleh syarikat dan apa yang tidak. Dalam syarikat yang sama, kenyataan pemasaran jabatan pemasaran mungkin menggambarkan dasar syarikat mengenai pesanan seni dan fotografi grafik.
Terminologi Ditakrifkan
Bahagian kedua pernyataan dasar menyediakan definisi kata kunci atau tafsiran istilah dalam dasar. Selepas ini, dasar ini boleh merangkumi senarai orang yang dipakai oleh dasar, orang yang berada dalam syarikat yang bertanggungjawab untuk memantau kepatuhan terhadap dasar dan bagaimana dan kepada siapa rayuan boleh diarahkan dalam kes perselisihan. Dengan dasar syarikat dalaman, anda sering mendapati prosedur atau langkah-langkah untuk mentadbir polisi berikut bahagian ketiga polisi ini.
Kenyataan Dasar
Bahagian ketiga pernyataan polisi menggambarkan keseluruhan dasar, bagaimana syarikat itu menerapkannya, siapa atau apa yang dikecualikan daripada peruntukan pernyataan dasar, cara di mana salah faham dan pelanggaran akan diperbaiki, dan berapa lama dasar itu kekal dalam kesan. Dengan menggunakan kenyataan dasar dalam buku panduan pekerja, sebagai contoh, syarikat boleh mengelakkan kekeliruan di kalangan pekerjanya dengan jelas memperincikan apa yang diharapkan daripada pekerja dalam situasi tertentu.
Fungsi Dasar
Kenyataan dasar juga berfungsi sebagai penjaga gerbang. Sekiranya seseorang ingin melukis orennya pejabat, sebagai contoh, kenyataan polis menentukan warna logo syarikat sebagai warna pejabat standard membolehkan penyelianya untuk mengelakkan konfrontasi yang jahat dengan hanya menyerahkan satu salinan kenyataan dasar yang mentakrifkan ini. Kenyataan dasar yang jelas dapat mengurangkan risiko konflik dan menghapuskan peluang untuk peraturan pemilihan yang tidak adil.
Prosedur Dasar
Di luar buku panduan pekerja syarikat, jabatan individu mungkin mempunyai pernyataan dasar mereka sendiri yang mencerminkan kepatuhan terhadap peraturan atau keperluan undang-undang. Dalam jabatan perakaunan syarikat yang menjual stok, jabatan perakaunan mesti mematuhi prinsip-prinsip perakaunan yang diterima umum oleh kerajaan apabila menyediakan penyata kewangan untuk peninjauan orang awam. Satu cara untuk memastikan bahawa kakitangan perakaunan mematuhi peraturan dan undang-undang ini adalah satu set kenyataan dasar yang menggambarkan cara di mana jabatan mematuhi peraturan ini.
