Individu dan perniagaan mempunyai pelbagai pilihan ketika datang ke peralatan pemfailan. Sesetengah pilihan menawarkan tahap keselamatan yang tinggi manakala yang lain dapat menampung ketumpatan tinggi fail. Jumlah ruang yang anda miliki, sensitiviti fail dan keutamaan anda untuk rekod fizikal atau elektronik semuanya mempengaruhi pilihan peralatan pemfailan anda.
Peralatan Filing Fizikal
Kabinet fail
The Cabinet fail adalah jawatan pejabat. Empat laci yang membolehkan fail disimpan di sebelahnya adalah standard. Menurut Smead, sebuah syarikat pengurusan dokumen, kabinet pemfailan bermanfaat jika anda perlu menyimpan rekod yang selamat. Kerana kabinet ini boleh dikunci, syarikat boleh hadkan akses kepada fail sensitif sementara masih membenarkan pekerja dan pelawat memasuki bilik.
Daripada semua pilihan peralatan pemfailan fizikal, kabinet cenderung menjadi yang paling mahal dan mempunyai yang paling banyak kapasiti terhad. Catat catatan bahawa empat kabinet fail laci yang memakan kawasan pemfailan 6 kaki dengan 24 kaki boleh memegang lebih kurang 8,448 folder.
Rak Terbuka
Satu alternatif kepada kabinet pemfailan adalah rak terbuka. Unit serupa dengan rak buku terbuka dan direka khusus untuk ketinggian folder dan lebar. Reka bentuk ini membolehkan pengguna akses mudah ke fail dan boleh jadi sama ada pegun atau menjadi mudah alih jika penggelek dilampirkan ke bawah.
Rak terbuka menjimatkan ruang dan wang. Catat nota bahawa peralatan penyimpanan rak biasanya tiga kali kurang mahal daripada kabinet pemfailan. Berbanding kabinet pemfailan empat laci, sistem rak terbuka tujuh tingkat mempunyai 80 peratus lebih banyak kapasiti. Rak mudah alih boleh ditempatkan dalam kepadatan yang lebih tinggi dan menawarkan 405 peratus lebih kapasiti daripada kabinet.
Petua
-
Selain dari peralatan pemfailan, anda juga perlu bekalan seperti folder fail, label dan tab akhir untuk membuat fungsi sistem fizikal dengan betul.
Peralatan Filing Digital
Peranti Luaran
Ia mudah untuk menggunakan cakera keras dalaman komputer untuk menyimpan fail, tetapi anda berisiko kehilangan maklumat anda jika cakera keras rosak atau rosak fizikal. Untuk mengurangkan risiko ini, pengguna mungkin mahu menyandarkan data ke peranti luaran. PC World mengesyorkan membuat sandaran fail kritikal cakera keras luaran dan menggunakan a pemacu ibu jari untuk memindahkan fail seperti yang diperlukan.
Petua
-
Pengguna juga boleh menyandarkan data ke perkhidmatan berasaskan awan, seperti Google Drive atau Dropbox, yang tidak memerlukan sebarang peralatan tambahan.
Pelayan
Perniagaan yang ingin berbilang pihak mempunyai akses ke data yang sama mungkin mahu melabur dalam pelayan. Pelayan berfungsi sebagai repositori pusat untuk fail ramai pengguna. PC World menyatakan bahawa perniagaan boleh menjadi tuan rumah aplikasi multiuser - seperti pangkalan data dan sistem perancangan sumber perusahaan - pada pelayan. Ini menjadikannya mudah untuk sebilangan besar individu mempunyai akses ke fail yang sama. Data pelayan boleh disandarkan kepada peranti luaran atau awan untuk keselamatan tambahan.
Pelayan fizikal kelihatan serupa dengan PC mewah. Secara alternatif, perniagaan boleh memilih perkhidmatan hosting berasaskan awan - Amazon Web Services, Windows Azure dan Rackspace Cloud Services adalah semua pilihan - yang tidak memerlukan pelayan fizikal.
