Sukarelawan adalah darah kehidupan organisasi bukan untung. Ramai bukan organisasi yang tidak mempunyai kakitangan yang cukup untuk menjalankan organisasi dengan berkesan supaya sukarelawan mengisi jurang tersebut. Organisasi yang membangun dan menyerlahkan dasar dan prosedur untuk program sukarela mereka dan yang menentukan peranan dan tanggungjawab sukarelawan menuai faedah yang menyertai program sukarela kelas satu.
Tulis pengenalan. Termasuk nama agensi, kenyataan misi dan nilai teras, senarai ahli kakitangan dan senarai ahli lembaga pengarah. Sukarelawan bukan sahaja membantu projek tetapi juga duta bagi organisasi anda. Mereka perlu tahu bagaimana agensi berfungsi dan orang yang mewakili agensi dalam kapasiti pentadbiran. Juga termasuk maklumat mengenai siapa agensi itu berfungsi, apa yang ia bantu, dan program yang disokongnya.
memperkenalkan agensi kepada sukarelawan dalam perenggan pertama buku panduan dan mengalu-alukan mereka. Walaupun sukarelawan tidak dibayar kakitangan, mereka harus diperlakukan dengan hormat dari hari pertama. Pastikan anda mengiktiraf nilai mereka sebagai pusat kepada misi organisasi. Tulis dua ayat pendek untuk mengucapkan terima kasih kepada sukarelawan terlebih dahulu untuk khidmat mereka kepada agensi dan untuk memberitahu mereka betapa pentingnya misi mereka.
Buat buku panduan dalam format 8 1/2-inci-dengan-11 inci, atau sebaik-baiknya 6 inci 9 inci, jadi mudah dibawa dan sukarelawan boleh menyimpannya berguna untuk rujukan. Buku panduan ini juga boleh dimasukkan ke dalam pengikat tiga cincin supaya kemas kini boleh ditambah dengan mudah. Sediakan dasar dan tatacara dengan langkah demi langkah dengan menggunakan bahasa yang mudah dan jelas. Jangan gunakan $ 10-kata untuk membuat mata. Sukarelawan datang dari semua latar belakang pendidikan, dan bahasa buku panduan anda harus berada di tahap pendidikan siapa saja yang dapat memahami.
Buat deskripsi kerja untuk jawatan sukarelawan. Jelaskan peranan dan tanggungjawab supaya sukarelawan dapat memilih kedudukan yang paling sesuai dengan minat mereka. Deskripsi kerja akan membantu agensi anda menandingi sukarelawan untuk peluang sukarela yang sesuai. Orang ramai sukarela atas sebab yang berbeza, dan mereka mempunyai kemahiran yang berbeza. Penerangan pekerjaan yang baik akan membolehkan sukarelawan untuk memilih peluang yang tepat untuk mereka dan organisasi anda. Tambah salinan contoh helaian masuk, borang pendaftaran, dan sebagainya. Agensi mempunyai pengesanan pangkalan data untuk jam sukarelawan: helaian masa membantu membuat masa pengesanan lebih mudah.
Terangkan jenis latihan awal dan tambahan yang disediakan kepada sukarelawan. Tarikh orientasi senarai dan bagaimana mereka boleh mengemaskini kemahiran mereka atau belajar yang baru. Membangun kalendar tarikh untuk latihan dan orientasi. Beritahu sukarelawan jika mereka perlu menandatangani pernyataan kerahsiaan. Sekiranya mereka lakukan, semak semula pernyataan itu dengan mereka, jawab mana-mana soalan dan jelaskan alasan untuk kenyataan itu. Semasa orientasi sukarela, semak buku panduan sukarela dengan berhati-hati dan sediakan waktu untuk sukarelawan bertanya soalan. (Ia sentiasa bagus untuk mempunyai minuman ringan di orientasi sukarelawan.)
Terangkan proses untuk menyaring sukarelawan. Biarkan mereka tahu jika mereka memerlukan pemeriksaan latar belakang, jika kedudukan sukarelawan yang mereka pilih mempunyai lesen khas, risiko, kelayakan perubatan, ujian TB, lencana dan sebagainya. Jika mereka mengharapkan untuk memandu untuk agensi, jelaskan jenis insurans yang mesti mereka lakukan untuk melakukannya, atau sebarang insurans tambahan yang mereka perlukan untuk bekerja sebagai sukarelawan untuk agensi anda.Jelaskan sebarang masalah liabiliti, dan lenyaplah untuk menandatangani jika anda mempunyai jawatan sukarelawan berisiko tinggi. Sukarelawan perlu tahu risiko peluang sukarelawan tertentu. Pastikan untuk memasukkan borang pengecualian, dan semasa orientasi, jelaskan rasional bagi mereka dan berikan sukarelawan pilihan untuk menandatangani borang ini. Proses ini akan melindungi agensi sekiranya berlaku kemalangan.
Terangkan bagaimana sukarelawan layak mendapat anugerah. Sekiranya agensi itu mempunyai program pengiktirafan, garis besar apabila ia diadakan, bagaimana agensi mengenali sukarelawan, jika ia adalah acara gala, majlis makan tengah hari atau majlis anugerah khas, dan kod pakaian acara. Sekiranya acara pengiktirafan sukarelawan merupakan peristiwa istimewa bagi sukarelawan, terangkanlah supaya mereka memahami bahawa kakitangan agensi menjadi "sukarelawan" untuk acara ini, dan sukarelawan menjadi tamu.
