Ringkasan eksekutif dapat mengiringi sebarang jenis laporan - ia hanya penyatuan butir-butir penting jika penonton anda tidak mahu membaca keseluruhan laporan itu sendiri. Perbezaannya adalah dalam butiran yang lebih halus. Anda mesti memperhalusi format standard untuk menampung topik dan khalayak anda. Jika penonton anda adalah tentera, Kumpulan Pemasaran Strategik memberi amaran bahawa Tentera Laut sahaja mengeluarkan lebih daripada 500 juta halaman dokumentasi setahun. Mengingat perkara ini harus menjadi kebimbangan utama anda kerana kakitangan mungkin tidak mempunyai banyak masa untuk dibelanjakan di halaman anda.
Mengadakan Maklumat Anda
Cabaran pertama anda adalah untuk mengatur maklumat dalam laporan anda supaya anda dapat memasukkan bahagian-bahagian yang paling penting dalam dokumen yang lebih pendek - ringkasan anda. Pergi ke laporan penuh dan cabut maklumat yang ingin disertakan dalam ringkasan anda. Perintah persembahan harus sama dengan bagaimana maklumat itu muncul dalam laporan itu sendiri. Termasuk tajuk dalam ringkasan anda yang sepadan atau boleh disambung dengan mudah ke bahagian dalam laporan anda. Jika laporan anda tidak meminjamkan dirinya kepada tajuk, anda boleh membuat notasi dalam ringkasan anda apabila anda menulisnya, membimbing pembaca anda ke mana dalam laporan yang lebih panjang dia dapat mencari maklumat yang lebih mendalam. Anda tidak mahu menyertakan data tertentu dalam ringkasan anda tetapi pembaca anda seharusnya dapat menemuinya jika dia ingin mengetahui lebih lanjut.
Menulis Ringkasan
Tujuan ringkasan adalah untuk menerangkan secepat mungkin semua maklumat asas pembaca anda perlu membuat keputusan mengenai isu yang anda hadapi. Struktur ringkasan anda supaya maklumat yang paling penting muncul pada mulanya. Ini harus termasuk menyebutkan tujuan dan skop laporan anda dan mungkin kesimpulan anda juga. Anda mungkin tidak mahu meninggalkan penonton tentera anda meneka sehingga perenggan terakhir ringkasan anda. Bergantung kepada kandungan laporan, anda boleh mengikuti prosedur yang akan dilaksanakan, penyelidikan yang telah anda lakukan, analisis, pilihan dan keputusan utama anda. Pastikan perenggan anda pendek, tidak lebih daripada tujuh atau lapan ayat, dan dedahkan setiap bahagian pada laporan anda. Tinggal dalam tiga halaman melainkan anda merumuskan laporan teknikal. Dalam kes ini, ringkasan anda boleh sampai 10 peratus daripada halaman laporan anda, tetapi jika sudah lama, anda boleh menulis dua ringkasan yang berasingan. Semakin lama dapat menangani isu-isu teknikal dan ringkasan 3-halaman yang lebih pendek dapat memberikan gambaran keseluruhan laporan. Jangan melompat ke belakang antara masa lalu, masa kini dan masa depan - ini melambatkan kebolehbacaan.
Menangani Pemerhati Ketenteraan
Kumpulan Strategik Pemasaran menasihati bahawa gaya penulisan standard Angkatan Darat memerlukan mesej yang jelas yang menggalakkan pembacaan pantas. Jika laporan anda melibatkan membuat padang kepada sesiapa sahaja di mana-mana cawangan angkatan bersenjata, pastikan ayat-ayat ringkasan ringkas anda dan ke titik. Elakkan menyatakan pendapat, seperti, "Saya fikir ini akan berfungsi kerana X sama dengan Z." Anda boleh menjatuhkan enam perkataan dengan hanya menyatakan, "X sama dengan Z," kemudian letakkan fakta penting anda dan kaitkannya dengan hasil yang anda jangkakan.
Mengambil langkah berjaga-jaga
Pertimbangkan pembaca anda jika anda membincangkan perkara ketenteraan. Sekiranya anda seorang ahli angkatan bersenjata dan anda menulis kepada entiti awam, pastikan anda tidak memasukkan sebarang maklumat yang sulit atau keselamatan yang melanggar. Jika anda menulis laporan dan ringkasan kepada atasan anda, kedua-duanya boleh melalui tangan lain sebelum tiba di meja, jadi pastikan semua orang yang terlibat dibersihkan untuk membaca apa yang telah anda tulis.
